宴会或招待会都是会议过程中的重要环节，要特别予以精心安排。要邀请与会代表团及与会国驻当地的使节参加（即出席会议国家驻主办国的大使馆或总领事馆的大使或总领事出席或派他们的代表出席），由东道有关负责人出面宴请。举行宴会或招待会要根据人数而定。人多时搞招待酒会，便于会议代表之间的相互认识和交流，也可避免许多复杂的排位工序。但人少时可搞宴会形式。无论是举行宴会或是招待会，一般均应发出请柬。这是礼貌，亦是对客人提醒和备忘之用。
举行酒会之前，要安排会议提早一点结束，让代表有洗脸换衣的时间。酒会中，除了代表们之间相互交谈外，工作人员、翻译要积极起穿针引线作用，尤其是当国内代表人数多而外国代表人数少时，要注意把出面的领导和国内代表介绍给国外代表，或把国外代表介绍给国内出面领导和国内代表，引导他们交谈起来，特别是外国代表中来自发展中或不发达国家的代表，不要使他们感到被冷落。
