1、迎送
接送人员必须准确掌握出席会议代表抵离的具体日期和时间，以及他们所乘的交通工具和进出境的口岸。根据他们的身份安排我方人员前往迎送。如对方是会议主席或者是身份较高的代表（部长、省长、市长），可安排一位有关领导前往迎送。如是一般学者，则安排我方接待人员前往迎关或在各有关口岸设接待站，固定若干辆交通工具迎送，要在飞机场或火车站人员下落地点设明显的通知牌。
2、联检礼遇
接待单位要根据接待计划的要求及外宾的身份情况，事先开具有关证明。代表携带来参加会议的文字资料、器材、展品等入境时，要事先与有关联检部门联系好。对于大型的、出席人数较多的国际会议，主办或承办单位须事先召集有关联检部门开一个工作协调会，请边检和海关部门为参加会议的国外代表安排专门通道。
3、报到
主办单位给出席会议代表发邀请时要说明清楚或在他们到达之前通知对方有关会议的地点及下榻的宾馆的名称，并附上简明的机场到宾馆的交通图。否则就会出现有的代表事先订好其他宾馆住下来后才到会议地点报到的分散不集中的现象。
在下榻的宾馆门口及住房登记处均可设立位置明显的牌子，写明代表们报到的具体地点或房号。报到地点一般设在易找到的地方。代表报到时，接待单位应该把为他们准备好的有关材料，如会议代表名单、房号、会议日程和议程、会议其他有关文件、各代表的发言稿或论文、代表证等交给会议代表（这些材料通常放在一个会议皮包里包括必要的文具送给他们）。
4、安排会议的食宿行
安排会议的食宿行要根据会议的实际需要而定。一般来说，住房方面，尽量将会议场地安排在代表下榻的宾馆内或离住地不远的地方；用餐方面，可以宾馆内专门指定一个地点用餐，更好以自助餐形式，这样可以节约时间和便于代表们相互会谈。对一些有宗教禁忌的代表要予以特殊安排。交通工具上要写明会议名称（一般用简写），以便会议代表辨认。
承办单位要在宾馆内设立联络办公室或对外工作房，二十四小时值班处理各种会议进行中可能会出现的问题。值班人员必须要了解会议的各项情况，值班室要有各种有关单位的电话以及有关负责人的电话，以便遇到特别情况下，尤其是出现突发事件的情况下，值班人员请示路径快，否则将会影响工作效率。承办单位还应在宾馆内设一个商务中心。会议期间会有许多资料要打印；有的代表只携带一两份论文或发言稿，到达后方要打印。有的会议或国际体育比赛，由于中外记者比较多，还须配备新闻中心，有电脑给记者写作，有电视给他们看现场直播，同时还可以用来举行新闻发布会。
5、新闻报道
会议需要国内新闻机构报道的，要及时通知有关新闻单位，并提供简单介绍会议的新闻稿以及重要人物的名单等。
6、会议场所的设施与布置
会议场所里的各项布置及各种设施均要在开会之前一天全部布置安装调试完毕。主席台如何布置；主席台后面以什么为背景；场内的横额如何挂、写什么内容；与会代表座位如何摆设；参加会议的各国代表团团长桌面上除了放国家名的牌子外还需否放小国旗；顺序如何摆，是否按字母顺序等等，这些都需要按照会议的要求摆设。如果是承办单位，则要事先请示主办单位，按照主办单位的要求摆设，并且要在开会之前布置好。国际会议场所布置有严格的要求，尤其是政治会议、联合国或国际组织主办的国际会议。一般来说，以主席台后面的墙为背景，把会议的会徽、会议名称、时间、地点布置在墙上，出席会议国家的国旗分别树在背景两旁，或者挂在室外。
