为保证会议的成功，会前必须做好充分的准备。会议顺利与否，关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请，以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题（如与会各国代表团的座次安排、会议名称的使用等等）。周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。
从某种意义上说，会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径，事先同其他国家、特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见，听取建议，以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。
1、制定请示报告
我市有关单位如要与外国有关机构联合举办国际会议或国际研讨会、讲习班等等，一般应在与外国有关单位酝酿会议的目的、内容、时间、地点并达成初步意向之后，但还未做出口头或书面承诺以前，提前半年以上申请有关报批手续（如举办意识形态方面的国际学术研讨会，会议的内容要慎重考虑）。主办单位要向自己的上级主管部门写请示报告。请示报告中要有如下内容：
要说明举办会议的起因、目的、内容、时间、地点；会议的有关费用来源情况；主办单位与国内外有关单位初步达成了什么口头意向；拟邀请什么国家或国内外什么代表或学者参加会议；会议拟用的中英文名称作为会议名称以及拟用何种语言为会议语言；出席会议的代表须何时提供什么样的论文；会议的初步议程；会议的礼宾安排；会议中可能会出现的外交或政治上的敏感问题，如有的会议出席者是来自非建交国家的等等。一般来说，在我市主办国际会议，不邀请非建交国家参加，对非建交国家学者申请参加我市发起的国际会议，主办单位应予以婉拒。如确有必要与会，主办单位要报市外办经省外办报外交部审批。主办单位要在请示报告中附上单位的通讯地址、电话和传真号码、以及联系人等等。请示报告须逐级报主管部门并经市外办和省外办审核后报省政府审批，任何单位不能越级报批。如需报中央或国务院各主管部门或归口部门审批的，经省委或省府同意后，由省直主管部门或省外办直接上报中央相应部门审批。待有关上级部门同意后，才能向国内外代表发出邀请以及着手会议各项准备工作。
如果这个国际会议是由中央或省有关部门主办，而会议地点选在我市，要求我市有关单位承办国际会议，那么应根据上级有关部门的要求做筹备工作。如果承办此会议的经费需从市财政拨专款的、或需要市领导参加会议或在会议上发言的、或需要市领导兼会议筹备委员会的某项职务的，承办单位都要事先以文字形式向市政府报告或请示。
2、成立筹备会议的工作班子成立筹备会议的组织委员会，选定有关负责人任委员会主任或委员，委员会下面根据实际工作需要设立几个有关工作小组。
3、会议的邀请
邀请一般由会议主办国发出，有时由非主办国发出。在发出邀请信之时，应附有一份拟议中的会议程序规则草案、会议议程和日程草案、会议注册表、简单的交通图、并说明对参加会议的要求（如是否要交会费、何时交，论文要何时寄到主办单位，会议代表拟下榻何宾馆，何时报到，在何日之前答复主办单位是否要参加会议等等）。邀请信要阐明举办会议的目的和希望取得的结果。邀请信一般要在会前4个月发出。发邀请的范围原则上要按会议组织原商定好的、我国有关部门批准的范围，不要随意增加，的确需要增加的也须经有关上级部门批准后方能增加。
4、拟定接待计划
各项筹备工作基本就绪后，主办单位或者是中央、省有关部门主办而由我市承办的单位要做的事情就是制定接待计划报有关部门审批，然后发送给有关单位。接待计划要说明会议的基本情况、接待方针、礼宾规格及各项活动安排。计划内容包括对国内外会议代表的迎送，市领导会见宴请，会议议程（尤其是开幕式和闭幕式的议程），会议代表的食宿行安排，会外参观活动安排，安全警卫，新闻报道，联检礼遇，费用开支来源等。上述各项要在接待计划中说明清楚，并附上会议议程、开幕式议程、闭幕式议程及会议代表名单。
5、召开协调通气会
如果会议规模比较大，参加会议的人多，需要有关的部门配合协调，主办单位则应召集与本会议有关的单位（如学术部门、联检部门、服务部门、交通部门、公安警卫部门等）开会，通报筹办此会议的有关情况及讨论需要各有关单位相互协调的事情。
