举行会议必须要印刷一些宣传品及会议资料，用来告知会议的讯息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用，甚至也可以在会后留存建档参考使用。
会议资料
一、印刷项目
1．会前：
(1)大会专用信封、信纸。
(2)宣传品--海报、会议通知、报名表。
2.会期间：
(1)大会节目手册。
(2)其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券。
(3)论文摘要集／与会者名册。
依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
二、会前使用的印刷品
会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展做宣传。
1.信封、信纸
先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强与会人员印象。接着，就可以设计大会信封／信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。更好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。
2.宣传品
需要印刷的宣传品包括：
a．海报。
b.会议通知(宣传小册)。
三、印刷设计与制作
1.封面(海报、会议通知)
a.会议名称、1ogo。
b．日期和地点。
c．主办单位--由谁主办。
d．摘要--简单介绍内容或主题。
e．大会标语。
2.内容(会议通知)
详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对讲员和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目，要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致内容如下：
a．时间、日期和地点。
b．会议名称。
c．主办单位及协办单位，或指导单位。
d．大会筹备委员会名单及秘书处。
e．主题。
f．会议主人邀请函。
g．谁应该参加和为什么。
h．暂定会议日程表。
i．演讲人名字、职称。
j．会场简介。
k．报名费用(包括内容)。
l．报名表。
m．住宿资料。
n．眷属活动和相关旅游资料。
o．特别活动。
p．教育学分。
三、印刷设计与制作
3.设计大会宣传小册(会议通知)
设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，不仅用来宣传，还可在将来让人们律津乐道。
内容
a.将重要讯息放在封面。
b．宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主。
c．封面利用单一图样。
d．摘要--简单介绍内容或主题。
e．在照片下要说明。
f．避免陈词滥调。
g．加强重点。
h．以照片来代替图案。
i．不要耍花招。
j．使大会宣传小册看起来有价值感。
k．在质量上要好。
l．诚实以告。
m．用信封邮寄大会宣传小册。
n．提供报名方法。
o．确定参加者对象及目标。
p.利用封面引起兴趣并着手行动。
q.让有意愿与会的人参与。
r.人性化，引发兴趣。
s.利用别人推荐来增加可信度。
三、印刷设计与制作
3.设计大会宣传小册(会议通知)
列出优点
a.将活动名称写正确，如果可能，让主题可以-看就获益。
b.利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
c.例举参加会议的优点。
d.建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益更大。
e.在大会宣传小册中，25％~30％描述大会内容，如果会议在更近举行，不要害怕重复使用字句。
f.包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
g.利用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
h.利用现在式第二人称，用肯定句，不要写不确定的字眼。
会议资料托运：
a.会议主办方需要提前2天运到前昆明
b.可以由我们时代亚盟收货，并由我们转运到酒店，所发生的运费由会务组承担
c.会务组发货后，需将发货单传真给我们，确认收货人的电话和身份证
d.特殊情况请详尽告之
e.会务组到酒店后，查收托运资料
